L'autentica di firma serve ad attestare che la firma è stata apposta dal dichiarante in presenza del pubblico ufficiale incaricato all'autentica, che ne comprova l'attendibilità e la validità.
Una firma può essere autenticata da:

• un notaio
• un cancelliere
• il segretario comunale
• il dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco.

Anche l'ufficiale d'anagrafe, salvo casi speciali previsti dalla normativa, può autenticare le sottoscrizioni contenute in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà.

Il testo del documento deve rimanere nell’ambito previsto e non può contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private), ne concretizzare una procura.

L’autentica di firma è possibile per:

• istanze da presentare a privati
• deleghe per la riscossione di benefici economici da parte di terze persone (pensioni).

Le stesse dichiarazioni rivolte a Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblico servizio non chiedono più l'autentica di firma, in questo caso è possibile apporre la propria firma direttamente dinanzi all'impiegato addetto a ricevere la documentazione oppure inviarla via posta o fax con allegata la fotocopia di documento di identità valido.